המרכיבים הבסיסים של הפקת ארועים עסקיים

להפיק ארוע עסקי דורש תכנון וארגון ברמה גבוהה,אם אתה לוקח את הזמן ולומד איך להפיק ארוע עסקי אתה תמצא שכל ארוע עסקי נוסף נהיה יותר ויותר קל. הפקת ארועים עסקיים הוא השקעה לכל דבר שנעשית על ידי החברה המבקשת שרותי הפקה על מנת לשווק מוצר או שרות,ועל מנת שתוכל למקסם את ההחזר על ההשקעה של החברה, המשימה שלך  זה להפיק את הארוע הטוב ביותר ועדיף שיהיה לך שלבים ברורים להפקה שבחנת ועובדים היטב.

התכנון הראשוני לארוע
השלב הראשוני של הפקת ארועים עסקיים הוא :החלט מה היקף הפקת הארוע העסקי על ידי הצבת יעד של איזה רושם אתה רוצה להשאיר.לדוגמא: אולי תחליט שהשקת המוצר צריכה להיות בתוך אולם גדול. בזמן שאולי מסיבת הערכת לקוחות לא רשמית תתקיים בהאנגר קטן .עשה רשימה על דף של כל מה שאתה רוצה להשיג בעזרת הארוע העסקי. ואז השתמש ברשימה הזאת כדי לקבוע את היקף הפקת הארוע העסקי. הכן רשימת אורחים שתכיל כל אדם שתרצה להזמין, אם אתה מתכנן לעשות את הארוע פתוח לציבור תצטרך להעריך מה לדעתך יהיה צפי הנוכחות, הכן רשימת עלויות שכוללת תפאורה רמקולים וכל ההכנות לארוע כולל קייטרינג ותשלום לעובדי הארוע שהכרחים לפעילות שוטפת של הארוע.

מציאת מיקום ואומדן ראשוני לתקציב הארוע
בנקודה הזאת אתה מודע כבר להיקף ההפקה של הארוע: כמה אנשים יגיעו ומה כמות התפאורה ועלות התפעול. זה ייתן לך את החופש לקבוע איפה להפיק את הארוע וככה תתאים את המקום לארוע,עלות השכירה של מקום לארוע גם ייתן לך איזשהו אומדן לכמה יעלה הקמת הארוע. נסה להשיג מתנדבים מפה לאוזן ככה תוכל להוריד את עלות ההפקה ותפעול הארוע.

התאמת התקציב לסוג הארוע
קבע מה תקציב הפרסום להפקת הארוע העסקי, אם למשל אתה מפיק ארוע למוזמנים בלבד,אז התקציב יהיה על דיוור ההזמנות בלבד(וכיום אפילו פחות אם תוכל לשלוח אימייל למוזמנים תקציב הפרסום של הפקת הארוע העסקי יעמוד על 0). אם אתה עושה ארוע שפתוח לציבור אז תצטרך להכין רשימה של עלויות פרסום כגון רדיו טלוויזיה ודפוס.

התקציב הסופי
השלב האחרון בהפקת ארועים עסקיים הוא רכז את כל המידע שיש לך לתוך תקציב, התקציב אמור להכיל בפירוט איך הכסף אמור להתפרס וכמה כל דבר בנפרד אמור לעלות,
טיפ חשוב: הוסף 20 אחוז לכל העלויות כמעין רשת ביטחון לשינוי או בעיות לפני או בזמן הארוע.